Teamwerk (uit het ABC van XYZ)

Herformuleren

ANDERS KIJKEN, naar wat iedereen ziet kunnen we herformuleren noemen. Het
is een manier om met beelden een betere organisatie te bedenken.

Als we de cultuur van een team vergelijken met het beeld van een zwerm vogels, herformuleren we ons bestaande denkkader.
Met een computersimulatie probeerde de wetenschapper Craig Reynolds te ontdekken hoe zo’n zwerm of vlucht vogels ontstaat (hij noemde ze ‘boids’). In zijn boek Complexity beschrijft M. Mitchell Waldrop de drie eenvoudige regels die tot het ontstaan van een zwerm leiden:
1. Elke boid probeerde een minimale afstand te bewaren tot andere voorwerpen in de omgeving, met inbegrip van de andere boids.
2. Het probeerde dezelfde snelheid aan te houden als de boids in zijn omgeving.
3. Het probeerde te bewegen naar een waargenomen centrum van de grootste concentratie boids in zijn omgeving.

Het opmerkelijke is, zo merkt Waldrop op, dat geen enkel commando aangaf: ‘Vorm een zwerm’. Het ontstaan van de zwerm komt van ‘bottom-up’. Hoe verspreid Reynolds zijn simulatie ook startte, altijd ontstond een zwerm, die soms zich zelfs opdeelde en aan twee kanten langs een obstakel heen vloog, waarna het weer één zwerm werd.

Als we de metafoor uitwerken onderzoeken we Wat te doen/organiseren om er zeker van te zijn dat: Elke medewerker
- de doelstellingen en missie kent,
- weet waar de anderen mee bezig zijn en wat er van haar/hem wordt verwacht,
- zich op de hoogte houdtvan wat de organisatie doet en wat de resultaten zijn.

Uiteraard is dit een ideale situatie, maar deze vormt wel de achtergrond van waaruit gewerkt mag worden en de bezieling moet vormen voor medewerkers om zich maximaal te kunnen ontplooien (zie ook energie).
Het is ook met dit in gedachten dat teamwork gezien kan worden: een voortdurend creëerend proces dat moet worden aangestuurd door de medewerkers. De regels en afspraken zijn de randvoorwaarden waarbinnen gewerkt wordt en als omstandigheden dat noodzaken bijv. nieuwe ontwikkelingen in techniek of arbeidsmarkt, zal dat de impulsen moeten geven voor continu verandering.
Nabijheid, afgestemde snelheid, gericht op gezamenlijke doelstellingen maken een team. Hoe gemakkelijk zou zo’n beschrijving ook kunnen gelden voor een kudde schapen. Met een herder en een stel honden erom heen. Dan echter zouden beheersen en controleren -top-down- dominant zijn. De bezieling - kenmerk van de ongrijpbare aanwezige ziel- zou dan echter verdwijnen.
De sfeer en bezieling (zie ook opgroeien/neergroeien) van het team zal directe weerklank vinden in de dagelijkse werkzaamheden. Ook in het primaire proces moeten ‘threads’ worden gezocht, met name in de persoonlijke contacten. En ook daar is de werking bottom-up.

Als we dus zo’n ‘boid-team’ willen creëren moeten we daar ook praktische afspraken voor maken. Hieronder volgt een suggestie hoe dit kan worden aangepakt. Als ‘basis’ nemen we het creatieve probleemoplossingsproces ‘SHITE’ (zie daar)

Nu kunnen we bij de verschillende fasen een kleur bedenken, in analogie met de gekleurde denkhoeden (zie daar).
De ‘SH’-fase is de convergente fase, we zoeken dan feiten en starten bewust het proces op: de voorgestelde kleur: blauw.
De ‘I’-fase is divergent en duidt op het zoeken naar ideeën –dus geen oplossingen!- en daarvoor nemen we groen.
In de ‘T’-fase onderzoeken we hoe de gevonden ideeën zouden kunnen worden gerealiseerd, dus we werken de creatieve –groene- fase verder uit: geel, want we blijven het zonnig bekijken.
Vervolgens in de ‘E’-fase komt de werkelijke vertaling van de uitwerkingen naar oplossingen, waarbij we zowel de plussen als de minnen willen vinden- een wat emotionele fase dus rood.
Ten slotte komt de implementatie/invoering, waarbij de kleur paars wordt voorgesteld.
Zo wordt aan alle behoeften van het creatieve proces voldaan.
Tijdens regelmatige werkbijeenkomsten –als de zwerm in dezelfde boom zit- worden de lopende en nieuwe kwesties gecodeerd en verdeeld. Dus verschillende personen nemen de voortgangsverantwoordelijkheid voor een onderdeel, ongeacht hun voorkeur. Tevens worden de mijlpalen vastgesteld, volgens de ‘shite-formule’. De kleurcode wordt steeds in de rapportage vermeld, samen met de verantwoordelijke persoon.
Nu kan de verantwoordelijke voor volgende bijeenkomsten echter een onderdeel krijgen wat niet haar/zijn sterkte is. Dan roept hij/zij vooraf de hulp in van een teamlid dat hier sterk is en ‘besteedt dit onderdeel voor een bijeenkomst uit’.
Daarbij wordt aangegeven wat de vragen zijn, wat de gewenste uitkomst is en hoeveel tijd hiervoor beschikbaar is. De behandeling tijdens de bijeenkomst wordt gedaan a.h.v. de denkhoeden.
En zo wordt dit onderwerp naar zijn volgende mijlpaal gebracht, waarbij alle teamleden op de hoogte zijn , hun bijdrage kunnen leveren, aangesproken worden op hun deskundigheid en meesturend leren. De drie hierboven ‘sturingsregels’ voor de zwerm worden zo praktisch ingevuld.